Profil PPID UMRAH

Selayang pandang Pembentukan PPID di UMRAH

Pembentukan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) pada Perguruan Tinggi Negeri, termasuk Universitas Maritim Raja Ali Haji, merupakan perwujudan amanat Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Sebagai badan publik, setiap universitas di bawah naungan Kemendiktisaintek diwajibkan untuk membentuk sebuah lembaga fungsional yang bertanggung jawab atas pengelolaan dan pelayanan informasi publik secara sistematis dan terstruktur. Proses ini diresmikan melalui penetapan Surat Keputusan Rektor yang secara legal menunjuk para pejabat serta menetapkan struktur organisasi PPID, yang bertujuan untuk menjamin hak masyarakat dalam memperoleh informasi yang akurat, transparan, dan akuntabel mengenai penyelenggaraan pendidikan tinggi.

Struktur PPID yang terbentuk secara hierarkis terdiri atas Atasan PPID, yang memegang kendali kebijakan strategis, dan PPID Pelaksana, yang bertugas mengoordinasikan pengumpulan, klasifikasi, serta pendokumentasian seluruh informasi di lingkungan universitas. Dalam pelaksanaannya, PPID didukung oleh unit layanan teknis yang berfungsi sebagai garda terdepan dalam melayani permohonan informasi dari publik, baik secara daring melalui laman resmi maupun secara luring. Dengan demikian, institusi PPID memastikan bahwa seluruh alur pelayanan informasi, mulai dari penyediaan daftar informasi publik hingga penyelesaian sengketa informasi, dapat berjalan secara efektif, profesional, dan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Visi 

Terwujudnya pelayanan informasi publik di Universitas Maritim Raja Ali Haji yang Sigap, Informatif, Akuntabel dan Profesional 

Misi 

  1. Membangun dan mengembangkan sistem pengelolaan dan layanan informasi yang efektif dan efisien berbasis teknologi informasi. 
  2. Menyediakan pengelolaan dan pelayanan informasi publik yang cepat, tepat waktu, sederhana dan berkualitas. 
  3. Meningkatkan kualitas penyelenggaraan birokrasi melalui optimalisasi pengelolaan dan pelayanan informasi publik .

Visi UMRAH Berdasarkan Permendikbud nomor 33 tahun 2023 tentang Statuta UMRAH

UMRAH memiliki visi menjadi pusat kecemerlangan pendidikan tinggi, riset, kemaritiman, dan tamadun maritim di Asia Tenggara Tahun 2040

Misi UMRAH

  • Menyelenggarakan pendidikan bidang sains dan teknologi, sosial humaniora dan budaya berbasis kemaritiman yang memiliki keunggulan di Asia Tenggara;
  • mengembangkan ilmu pengetahuan dan teknologi yang relevan dan selaras dengan agenda riset daerah, riset nasional, dan regional asia tenggara yang bercirikan kemaritiman;
  • mengembangkan sistem pengelolaan yang transparan dan akuntabel serta budaya kerja universitas yang dilakukan secara spesifik, terukur, dapat dicapai, realistis, dan tepat waktu berdasarkan pada nilai spritualitas, profesionalitas, relevansi, integritas, nasionalisme, transparan, empati, dan rasional; dan
  • mengembangkan kewirausahaan sosial di bidang kemaritiman dan ventura untuk meningkatkan kesejahteraan dan kehidupan sosial masyarakat pesisir dan pulau-pulau kecil.

Tujuan UMRAH

  • Menjadi universitas bereputasi menghasilkan sumber daya manusia unggul sains dan keteknikan, sosial humaniora dan budaya di bidang kemaritiman yang menjadi unggulan pada tingkat nasional dan Asia Tenggara;
  • Menghasilkan karya riset dan inovasi kemaritiman yang unggul dan solutif bagi masyarakat pesisir dan pulau pulau kecil melalui kegiatan tridharma UMRAH;
  • menjadi universitas yang bertata kelola baik dan terintegrasi dengan infrastruktur tridharma yang berkelas unggul; dan
  • menjadi universitas yang mengedepankan regional intact networks untuk membantu penyejahteraan masyarakat Kepulauan Riau melalui kewirausahaan sosial di bidang kemaritiman yang mengacu kepada tujuan pembangunan berkelanjutan

Tugas dan Tanggung Jawab PPID Utama dan PPID Pelaksana

Berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku, khususnya UU No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik dan peraturan pelaksananya di lingkungan pendidikan tinggi, berikut adalah deskripsi tugas dan tanggung jawab Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) di tingkat universitas dan PPID Pelaksana di tingkat fakultas dan unit kerja, dalam konteks Universitas Maritim Raja Ali Haji (UMRAH).

Tugas dan Tanggung Jawab PPID Universitas (PPID Utama)

PPID Utama di tingkat Universitas Maritim Raja Ali Haji (UMRAH) adalah pejabat yang ditunjuk oleh Rektor dan bertanggung jawab secara keseluruhan atas kebijakan dan pelaksanaan layanan informasi publik di seluruh lingkungan universitas. Tugas dan tanggung jawab utamanya meliputi:

  1. Perumusan dan Pelaksanaan Kebijakan: Menyusun dan menetapkan kebijakan layanan informasi publik di tingkat universitas, serta memastikan kebijakan tersebut dilaksanakan secara konsisten di semua unit kerja.
  2. Koordinasi dan Konsolidasi: Mengoordinasikan seluruh PPID Pelaksana (Fakultas dan Unit Kerja) dalam proses pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, dan pendokumentasian informasi publik.
  3. Pengelolaan Daftar Informasi Publik (DIP): Membangun, mengelola, dan memutakhirkan Daftar Informasi Publik universitas secara berkala. Ini mencakup klasifikasi informasi menjadi informasi yang wajib diumumkan berkala, tersedia setiap saat, diumumkan serta-merta, dan informasi yang dikecualikan.
  4. Uji Konsekuensi: Melakukan uji konsekuensi terhadap informasi yang diusulkan untuk dikecualikan. PPID Utama berwenang memutuskan apakah suatu informasi dapat merugikan kepentingan yang lebih besar jika dibuka, berdasarkan peraturan perundang-undangan.
  5. Pelayanan Informasi Pusat: Menyediakan “pintu utama” layanan informasi bagi publik, baik melalui situs web resmi PPID, email, maupun layanan langsung. Ini termasuk menanggapi permohonan informasi yang bersifat lintas-fakultas atau menyangkut kebijakan universitas secara umum.
  6. Pembinaan dan Pengawasan: Melakukan pembinaan, pengawasan, dan evaluasi terhadap kinerja PPID Pelaksana di fakultas dan unit kerja untuk memastikan standar layanan informasi terpenuhi.
  7. Penyelesaian Sengketa: Mewakili universitas dalam proses penyelesaian sengketa informasi apabila pemohon informasi mengajukan keberatan atau gugatan ke Komisi Informasi.

Tugas dan Tanggung Jawab PPID Pelaksana (Fakultas dan Unit Kerja)

PPID Pelaksana adalah para pejabat yang ditunjuk di tingkat Fakultas (Dekan/Wakil Dekan) dan Unit Kerja (Kepala Biro/Lembaga/UPT) yang berfungsi sebagai perpanjangan tangan PPID Utama. Mereka bertanggung jawab langsung atas pengelolaan informasi di lingkungannya masing-masing.

  1. Pengumpulan dan Pengelolaan Informasi Lokal: Mengidentifikasi, mengumpulkan, mendata, dan mengelola seluruh informasi publik yang dihasilkan atau berada di lingkungan fakultas atau unit kerjanya. Contoh: informasi kurikulum, jadwal kuliah, hasil penelitian dosen, laporan kegiatan unit, dll.
  2. Penyimpanan dan Pendokumentasian: Menyimpan dan mendokumentasikan informasi publik di unitnya secara teratur dan sistematis agar mudah diakses saat diperlukan.
  3. Penyampaian Informasi ke PPID Utama: Secara aktif dan berkala (minimal setiap 6 bulan atau sesuai kebutuhan) menyampaikan Daftar Informasi Publik dari unitnya kepada PPID Utama untuk dikonsolidasikan ke dalam DIP tingkat universitas.
  4. Pelayanan Informasi Lini Pertama: Memberikan layanan informasi langsung kepada pemohon informasi yang kebutuhannya spesifik terkait fakultas atau unit kerjanya. Jika informasi yang diminta bersifat lintas-unit atau strategis, PPID Pelaksana akan berkoordinasi dengan PPID Utama.
  5. Verifikasi dan Pemutakhiran Data: Memastikan keakuratan dan kemutakhiran data dan informasi yang dikelola di unitnya sebelum disampaikan kepada PPID Utama atau pemohon informasi.
  6. Pelaksanaan Kebijakan Teknis: Melaksanakan kebijakan teknis dan standar layanan informasi yang telah ditetapkan oleh PPID Utama di lingkungan kerjanya masing-masing.
  7. Pelaporan: Memberikan laporan rutin mengenai pengelolaan dan pelayanan informasi di unitnya kepada PPID Utama sebagai bahan evaluasi dan laporan tahunan universitas.

Berdasarkan Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI nomor 40 tahun 2020 Pasal 13 Ayat 1 bahwa PPID Perguruan Tinggi Negeri memiliki tugas sebagai berikut:

  1. Penyediaan, penyimpanan, pendokumentasian, dan pengamanan Informasi; 
  2. Pelayanan Informasi sesuai dengan aturan yang berlaku ;
  3. Pelayanan Informasi Publik yang cepat, tepat, dan sederhana; 
  4. Penetapan prosedur operasional penyebarluasan Informasi Publik; 
  5. Pengujian Konsekuensi; 
  6. Pengklasifikasian Informasi dan/atau pengubahannya; 
  7. Penetapan Informasi Publik yang Dikecualikan yang telah habis jangka waktu pengecualiannya sebagai Informasi Publik yang dapat diakses;
  8. Penetapan pertimbangan tertulis atas setiap kebijakan yang diambil untuk memenuhi hak setiap orang atas Informasi Publik; 
  9. Menyelesaikan sengketa Informasi Publik unit organisasi atau unit kerja yang bersangkutan; dan 
  10. Melakukan evaluasi terhadap PPID di unit organisasi atau unit kerja yang bersangkutan.

Waktu Pelayanan Informasi Publik UMRAH

Senin–Kamis

Pukul 09.00 s.d 14.00 WIB (Istirahat pukul 12.00 – 13.00 WIB)

Jumat

Pukul 09.00 s.d 14.00 WIB (Istirahat pukul 11.30 – 13.00 WIB)